檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學、規范的檔案管理能有效的為各項管理工作提供指引和服務。根據懷化香港銅鑼灣廣場物業特點，結合傳統檔案管理方法和電腦數據庫管理新方法、新手段，對小區檔案資料實行“科學化、系統化、電腦化、有序化和集中化”的管理。
　　所有物業員工都必須遵守《物業檔案資料的建立與管理》對物業檔案資料實行有效的管理。
　　檔案資料建立、管理流程圖如下：

　　（一）檔案資料的建立
　　1、檔案的建立與收集
　　(1)設立檔案資料管理室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進行嚴格管理。
　　(2)堅持來源廣、內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在物業管理的實際工作中從需要出發，擴大信息資料的來源渠道。
　　(3)辦理好物業整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。
　　(4)后期管理中，加強質量記錄，做好后續資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。
　　（二）檔案資料的整理與分類
　　整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。
　　1、檔案資料的整理
　　(1)各項業務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作；
　　(2)各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據；
　　(3)應該充分利用原有資料作為整理的基礎；
　　(4)檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系；
　　(5)檔案的整理必須便于保管和利用；
　　(6)收集后的所有信息，統一由懷化香港銅鑼灣廣場檔案管理員集中整理。
　　2、檔案資料的分類
　　凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復、有關證照及合同、協議等均歸入所屬基礎資料檔案，但有關公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。
　　(1)移交資料
　　(2)日常物業管理檔案資料
　　1、檔案資料的歸檔管理
　　(1)文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：
　　凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應歸檔，不能有各部門保管，應直接交存檔案室。
　　①文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容；
　　②檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容；
　　③專項檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門業務活動中形成的各種檔案，如：會議檔案、聲像檔案、質檢檔案、審計檔案等；
　　④財務資料由財務部門歸檔管理。
　　(2)歸檔要求：
　　①歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；
　　②歸檔的文件必須簽字、審批手續完備，自己清楚，圖面整潔；
　　③歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當的整理；
　　④是傳真件的應復印后以復印件歸檔；
　　⑤歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；
　　⑥每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收；
　　⑦保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號；
　　⑧檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限；
　　⑨文件材料的歸檔必須辦理移交手續；
　　⑩聲像檔案歸檔要求如下：
　　a.歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；
　　b.歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準確；
　　c.歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；
　　d.歸檔的照片底片，必須詳細說明發生的時間、地點、時間內容；
　　e.歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內錄入的內容；
　　f.歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標明軟件名稱、開發時間、版本或標明備份數據名稱及備份時間。
　　(3)歸檔時間：
　　①文書檔案在第二年上半年內歸檔；
　　②建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；
　　③各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。
　　(4)歸檔份數：
　　①各類文件材料一般歸檔一式一份；
　　②重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
　　(5)不歸檔文件材料的范圍：
　　①重份和無參考利用價值的事務性、臨時性文件；
　　②上級機關任免、獎懲非物業中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；
　　③上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；
　　④未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、定稿除外）、影印文件的多次校對稿（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；
　　⑤從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；
　　⑥參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料；
　　⑦非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；
　　⑧下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報和不必備案的文件材料。
　　(6)經理要經常對物業中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
　　2、檔案資料的保管
　　(1)所有檔案資料均由物業中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實行原始檔案和電腦數據庫存檔雙軌制。
　　(2)存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應編制統一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按內容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業主/物業使用人檔案資料的分類原則是組團按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊建擋。
　　(3)必須維護檔案的完整性（質量上的完整和數量上的完整）、安全性（物質的安全和法律的安全）。
　　(4)底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜；
　　(5)存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取譯制、拷貝；
　　(6)定期每半年進行檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，經常進行蟲害消殺；
　　(7)為保證
　　(8)檔案的安全和完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔，并加裝防盜門和防盜網。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
　　(9)聲像檔案的保管如下：
　　①按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；
　　②照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠離磁場。
　　3、檔案資料借閱和復制管理
　　物業中心所有工作人員都必須嚴格遵守公司保密制度有關規定，保守公司檔案秘密。物業中心所有工作人員都有保護檔案權利和義務；經批準授權后都有借閱檔案、復制檔案的權利。
　　(1)檔案資料的借閱
　　①借閱檔案必須向領導審批；
　　②對業主/物業使用人和管理服務中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱；
　　③嚴格檔案的出、入室規定：出室必須由具備資格的人員經審批登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，若有破損，立即修復，并按規定追究有關人員責任。檔案管理人員應及時收回在外文件，嚴防文件流失；
　　④物業中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時將其輸入電腦中保存；
　　⑤在借閱檔案時應做到以下幾點：
　　a.按規定辦理登記手續，定期歸還，借閱時間不得超過10天，確實因工作需要不能按時歸還者，應辦理延期手續；
　　b.要愛護檔案，不得丟失；
　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。
　　⑥借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚；
　　⑦檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任；
　　⑧借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；
　　⑨調離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續；
　　⑩出差、請長假（半月以上）或辭職者應把所借閱檔案及時歸還，每年春節前夕所有外借檔案一律歸還檔案室；
　　?因工作需要（如檔案更改、報廢）檔案員通知歸還檔案時，應在24小時內歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負責。
　　(2)檔案復制管理
　　①檔案復制必須向領導審批；
　　②檔案復制由借閱人員持有關批準到指定復印員處復印；
　　③未經批準的，復印員一律不得幫其進行復印。
　　4、電腦化的管理
　　為保證電腦網絡系統的正常運行，保證檔案資料數據的安全、真實、可靠，采取如下措施進行管理：
　　①各主管部門，建立自身的網絡管理制度，負責對其所屬部門的檔案工作實行監督、指導，實行分級管理。
　　②檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現檔案的全文存儲。
　　③對電腦系統進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統使用及安全信息的培訓，制訂嚴格的系統管理規定，隨時監督電腦使用人員的執行情況。
　　④定期對系統使用人員進行培訓新安全技術培訓，實現安全管理，有效降低網絡信息系統的運行風險。
　　⑤對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統的更新維護。
　　⑥通過定期將相關系統備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施確保系統的可靠性和檔案資料數據的完整。
　　5、檔案鑒定和銷毀
　　(1)檔案的鑒定
　　①檔案鑒定工作由物業辦公室負責進行，鑒定由物業經理、檔案資料管理員和有關業務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責；
　　②鑒定工作人員的任務：
　　a.負責制訂本單位檔案保管期限表；
　　b.對到期檔案提出存、毀意見。
　　③確定保管期限原則：
　　a.對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應保存；
　　b.凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。
　　④鑒定工作應該定期進行；
　　⑤檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定鑒定中發現檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。
　　(2)銷毀檔案的程序包括：
　　①鑒定工作人員應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位主管領導審批，銷毀清單及報告由檔案室保存；
　　②檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監銷并在銷毀清冊上簽章；
　　③銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。
　　6、檔案管理人員的崗位責任制
　　(1)檔案管理人員工作守則
　　①熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規定管理好公司的檔案；
　　②堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業業作奉獻；
　　③要有耐心熱情的態度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神；
　　④要努力學習，鉆研業務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創檔案工作新領域；
　　⑤要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風；
　　⑥工作嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。
　　⑦不在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密；
　　⑧不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；
　　⑨不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；
　　⑩帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。